Kennen Sie das – es muss schnell eine kleine Übersicht her, ein kurzer Report, eine interne Liste ? Zack, Excel raus, und in 30 Minuten hat man ein brauchbares Ergebnis und kann damit weiterarbeiten.
Soweit, so schön, ABER jetzt fängt der Excel-Fluch an zu wirken…
Dieses kurze Excel ist so praktisch, dass man es doch immerwieder nutzt. Es wird kopiert, angepasst, erweitert und schon nach wenigen Wochen gib es zig Versionen dieses Excels im ganzen Unternehmen verteilt – und es werden täglich Entscheidungen auf Basis dieses einstigen Provisoriums gefällt.
Jetzt fragen Sie sich zurecht: “Wo ist das Problem ? So ist halt der Alltag in unserem Business.”
Es gibt nicht nur eines, sondern unzählige Folgeprobleme mit dieser Art der sog. “Schatten-IT“:
- Es gibt keine festgelegte Person die dafür zuständig ist dieses Excel zu pflegen und auf Korrektheit zu prüfen. Stellen Sie sich vor, es handelt sich um eine Tabelle mit Verkaufs-Preisstaffelungen Ihrer Kunden. Es gibt Anpassungen und 2 von 6 Tabellen wurde nicht angepasst – der Kunde bezahlt zuviel oder zuwenig, im schlimmsten Fall bekommen Sie das garnicht mit.
- In der Datei befinden sich betriebsinterne Daten (z.B. Umsatzzahlen) oder datenschutzrelevante Daten (z.B. Email-Verteiler). Sie haben keine Kontrolle mehr über diese Daten wer, wann und wo diese genutzt werden.
- In diesem Excel steckt ggf. eine Menge an fachlicher Logik die ansonsten nirgends dokumentiert oder erfasst ist. Sollte dieses Excel verloren gehen, geht das komplette Know-How verloren.
- Ihre IT-Abteilung hat keine Ahnung von der Existenz dieses Excels. Beim nächsten Office-Upate funktionieren ggf. manche Features und Berechnungen anders oder garnicht mehr. Je nachdem wie intensiv dieses Excel genutzt wird, kann dies zu erheblichen Störungen im Tagesgeschäft führen.
Und wie lässt sich das jetzt lösen ?
Excel ist ein wunderbares Tool um ad-hoc Auswertungen zu erstellen oder Prozesse zu formulieren, aber es ist und bleibt eine vorübergehende Lösung, die zeitnah in ein formaleres System überführt werden muss.
Ein solches formaleres System ist zum Beispiel eine Web-Applikation die mit einer aktuellen, bekannten Technologie entwickelt ist. Wenn das Excel in eine solche Technologie überführt wird, sind sämtliche oben genannten Probleme gelöst:
- Es gibt nur noch EINE Version der Logik an EINEM Ort, keiner kocht mehr sein eigenes Süppchen.
- Durch Benutzeranmeldung kann gesteuert werden wer welche Daten sehen kann, auch Export-Funktionen können beschränkt werden.
- Es gibt eine klare Trennung zwischen den Personen die die “Fachlichkeit” pflegen (in der Regel eben die Fachabteilung) und den Personen die diese Prozesse in die Anwendung implementieren. Beide sind Fachleute in Ihrem Bereich es gibt weniger “gefährliches Halbwissen” auf beiden Seiten.
- Die IT-Abteilung betreibt die Anwendung und kann deshalb bei Systemänderungen die Anwendung berücksichtigen und vorher Tests durchführen.
Sollen wir jetzt garkein Excel mehr einsetzen ?
Doch bitte nutzen Sie es weiterhin, JEDOCH für die richtigen Aufgaben. Es ist ideal um Ideen schnell zu visualisieren oder Prototypen zu testen. Es ist sogar eine gute Vorlage um einen Prozess in eine Applikation zu überführen, aber BITTE nutzen Sie es nicht als Säule Ihres Tagesgeschäfts, dadurch entstehen zuviele Risiken.