Prozesse im Unternehmen automatisieren – darum lohnt es sich

Das Thema der Digitalisierung ist allgegenwärtig. Kaum ein Tag, an dem nicht darüber berichtet wird. Und auch die Automatisierung begleitet Unternehmen schon lange. Was im privaten Umfeld bereits selbstverständlich ist und auch in der Industrie schon lange gelebt wird, gestaltet sich bei Unternehmensprozessen nach wie vor schwierig. Warum ist das so? Gibt es überhaupt Vorteile, wenn Prozesse automatisiert werden?

Was versteht man unter Prozessautomatisierung?

Im täglichen Leben gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Prozessen, die automatisch abgearbeitet werden. Beispielhaft sei hier die E-Mail-Kommunikation erwähnt. Wird eine unerwünschte E-Mail erhalten, wird dies sofort beim Empfang vom System erkannt und die Mail wird in den entsprechenden Spam-Ordner verschoben. Ein nützlicher Vorgang, der ganz nebenbei wertvolle Zeit spart und zur Erleichterung der elektronischen Kommunikation beiträgt.

Auch von den flinken Roboterarmen, die in der Industrie eingesetzt werden, hat wohl jeder schon gehört. Sie führen ganze Arbeitsschritte komplett automatisch aus. Automatisierung bedeutet also, dass ein Ablauf, der zuvor manuell bearbeitet wurde, nun automatisch mithilfe einer speziellen Software ausgeführt wird. Die Prozessautomatisierung in Unternehmen bezieht sich auf die Abarbeitung von digitalen Vorgängen, welche zuvor meist von entsprechenden Sachbearbeitern erledigt wurden.

Beim automatisierten Prozess bearbeitet ein sogenannter Software-Bot einen Vorgang nach zuvor klar definierten Regeln. Im Idealfall können so zahlreiche Prozesse automatisch im Hintergrund abgearbeitet werden. Sollte ein Vorgang nicht ganz den vorgegebenen Regeln der Software entsprechen, wird er zur manuellen Bearbeitung ausgesteuert.

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

In jedem Unternehmen werden tagtäglich Unmengen an Prozessen bearbeitet. Viele davon werden gar nicht weiter beachtet. Trotzdem müssen sie regelmäßig abgearbeitet werden, um den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten zu können. Auf diese Prozesse gilt es bei einer angestrebten Automatisierung zu achten. Demnach eigenen sich regelmäßig wiederkehrende, nicht zu komplexe Prozesse für eine etwaige Automatisierung. Die Prozesse sollten zudem klaren Entscheidungsstrukturen und Bedingungen folgen. Konkret umfasst dies beispielsweise die einfache Datenerfassung, Prüfungsarbeiten oder das Aufarbeiten von Informationen.

Das Prinzip der Automatisierung ist immer dasselbe: Tritt ein zuvor festgelegtes Ereignis ein, wird es von einer Software erkannt und anhand von bestimmten Regeln abgearbeitet. Die Einsatzmöglichkeiten der Automatisierung sind schier unerschöpflich und es wird ständig an einer Verbesserung und Weiterentwicklung gearbeitet.

Aber warum wird die Automatisierung nicht viel mehr vorangetrieben? Um Prozesse automatisieren zu können, muss im Vorfeld analysiert werden, welche Prozesse es überhaupt im Unternehmen gibt und wie sie bearbeitet werden. Es muss also eine komplette Dokumentation von Prozessen erfolgen. Das erfordert Zeit und Ressourcen. Außerdem haben viele Mitarbeiter Vorbehalte gegen die Automatisierung. Hier sollte das Management tätig werden und Aufklärungsarbeit leisten.

Welche Vorteile gibt es?

Jeder Vorgang, jede Aufgabe und jeder Arbeitsschritt kostet wertvolle Zeit. Durch die Automatisierung von Prozessen kann man die neu gewonnene Zeit sinnvoller nutzen und produktiver arbeiten. Außerdem kann man sich mehr den wichtigen und komplexen Vorgängen widmen, ohne durch Standardaufgaben abgelenkt zu werden. Man arbeitet also effizienter und verringert den Arbeitsaufwand. Zudem können nach der erfolgreichen Einführung der Prozessautomatisierung langfristig Kosten eingespart werden. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit, um sich um die Weiterbildung und Qualifikation zu kümmern. Daneben ist auch anzumerken, dass die natürliche Fehlerquote bei manueller Bearbeitung minimiert wird. Interessant ist auch, dass sich Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen, indem sie durch Automatisierung im Kundenbereich Aufträge schneller annehmen und abarbeiten können.

Wurden die Hürden der Einführung eines solchen automatisierten Systems erfolgreich gemeistert, ist diese Technologie dauerhaft einsetzbar und ständig ausbaufähig. Es lohnt sich also, dass im Vorfeld die entsprechenden Prozesse analysiert und anschließend dokumentiert werden. Hierfür gibt es übrigens eigene Software, die die Unternehmen in diesen beiden Schritten unterstützt. So wird auch hierbei kostbare Zeit gespart.

Statt also immer wiederkehrende Aufgaben mühsam manuell bearbeiten zu lassen, können Unternehmen von einer Automatisierung dauerhaft profitieren und so effizienter arbeiten.