In Deutschland sollen bis zu Ende 2022 alle wichtigen Verwaltungsleistungen online zugänglich sein. Grundlage für dieses Ziel sind das im Jahr 2013 in Kraft getretene E-Government-Gesetz und das 2017 verabschiedete Onlinezugangsgesetz (OZG). Es ist jedoch abzusehen, dass dieses hochgesteckte Ziel nicht oder nicht überall erreicht werden wird. Neben der Anpassung verschiedener Arbeitsabläufe in der Verwaltung müssen sowohl die technischen wie auch rechtlichen Grundlagen für die Digitalisierung geschaffen werden. Einfache Beispiele, wie die Verwaltung digitalisiert werden kann, liefert dieser Beitrag.
Die elektronische Akte als Grundlage der Digitalisierung in Verwaltungen
Papierbasierte Akten sind ein Relikt aus einer vergangenen Zeit. Moderne Verwaltungen nutzen das elektronische Dokumentenmanagement. Die elektronische Akte gilt als Basis für die digitale Transformation von Verwaltungen. Eine elektronische Akte oder E-Akte ist das digitale Gegenstück zum klassischen Aktenordner.
In einer elektronischen Akte können unterschiedliche Dokumenttypen wie beispielsweise Rechnungen, Protokolle, Bewerbungsunterlagen oder auch Verträge in digitalisierter Form aufbewahrt werden. Eine E-Akte bietet gegenüber herkömmlichen Papierakten mehrere Vorteile. Elektronische Akten können einfach und schnell am Computer durchsucht werden. Die für den Workflow benötigten Dokumente stehen so schneller zu verfügen. Eine E-Akte benötigt darüber hinaus praktisch keinen Platz. Teure Büroflächen können für andere Nutzungen freigegeben werden. Nicht zuletzt ist eine elektronische Akte revisionssicher.
Digitalisierung von Formularen
Die Digitalisierung und Online Bereitstellung von Formularen ist eine der einfachsten Möglichkeiten der Digitalisierung in der Verwaltung. Online Formulare für die Beantragung eines Anwohnerparkausweises, die Beantragung eines neuen Personalausweises oder Reisepasses, die Zweitwohnungssteuererklärung oder die Gewerbe An- und Abmeldung sind einfache Beispiele. In letzter Konsequenz sollten die Formulare anschließend auf digitalem Wege übertragen werden können, sodass vom Ersteller bis zum Bearbeiter kein Medienbruch erforderlich ist. Vielfach ist es jedoch noch üblich, dass die Formulare ausgedruckt und auf dem Postweg versandt oder bei der Verwaltung abgegeben werden müssen.
Termine beim Bürgerservice / Bürgerbüro online vereinbaren
Eine relativ einfache Digitalisierungsmöglichkeit bietet die Terminvereinbarung im Bürgerbüro. Wird die Terminvereinbarung digitalisiert, ergeben sich Möglichkeiten weitere sinnvolle Funktionen wie beispielsweise die Abfrage der Wartezeit zu integrieren. Dies ermöglicht Besuchern, die Wartezeit gegebenenfalls für andere Verrichtungen zu nutzen und dennoch pünktlich zum Termin zu erscheinen. Bei einem Bürgerbüro mit mehreren Service-Standorten wäre es für Benutzer zudem möglich, den Standort zu wählen, an dem er am schnellsten einen Termin erhält. Auf diese Weise kann die Digitalisierung zur Entzerrung der Besucherströme im Bürgerbüro beitragen.
Webbasierter Dokumentenzugriff – kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Flexibilität
Durch den Dokumentenzugriff über das Web wird eine schnellere und reibungslose Kommunikation in der Verwaltung ermöglicht. Außenstellen, interne Dienststellen und externe Dienstleister können alle und zur gleichen Zeit auf bestimmte Dokumente zugreifen. Dadurch entfällt der zeitaufwändige Transport von Akten zwischen den einzelnen Abteilungen einer Verwaltung. So wird ein flexibles, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten mit aktuellen Daten ermöglicht. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die autorisiert sind, haben von unterwegs oder von zu Hause aus Zugang zu allen relevanten Arbeitsunterlagen.
Digitale Rechnungsverarbeitung – kostensparend, sicher und schnell
Die automatische Auslesung aller benötigten Rechnungsdaten in Verbindung mit einer automatisierten Prüfung der Rechnung, der automatisierten Freigabe und Weiterverarbeitung in einem digitalen Workflow kann bis zu 80 % des bei der manuellen Bearbeitung üblichen Arbeitsaufwands einsparen. Bei der digitalisierten Rechnungsverarbeitung können darüber hinaus beliebig viele Fachämter, Außenstellen und falls erforderlich auch externe Dienstleister in die Rechnungsprüfung mit eingebunden werden. Liegezeiten und Transportzeiten der Rechnungen können so verkürzt werden.