Warum Standardsoftware oft nicht die richtige Lösung ist

Standardsoftware ist heutzutage aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken.

Stellen Sie sich vor Sie müssten wieder ohne Word, Excel, SAP etc. arbeiten. Mit Hilfe von Standardsoftware können viele verschiedene Arten von Unternehmen aller Branchen ihr Geschäft führen. Für viele Unternehmen (vorallem kleine) kann es durchaus ausreichend sein sich eine Basis-Ausstattung aus Office-Programmen, EMail und ERP-Software zuzulegen und damit erfolgreich zu arbeiten.

Meistens kommt bei erfolgreichen und wachsenden Unternehmen bald der Punkt an dem diese feststellen, dass man mittlerweile besser eigene Prozesse definieren und leben sollte, um die täglichen Abläufe zu optimieren.

Spätestens jetzt trennt sich bei der Standard-Software die Spreu vom Weizen.

Es gibt durchaus Standard-Software die “gut mitwächst” und durch einfache bis moderate Anpassungen eine weitere Nutzung ermöglicht, ohne die gewünschten Prozesse allzusehr zu “verbiegen”. Leider stößt man dabei auch schnell auf sog. “Dead-Ends”, also Funktionen die die Software einfach nicht abbilden kann (weil der Hersteller natürlich nicht ALLE Funktionen und Features einbauen kann, die jemals benötigt werden könnten).

Der wichtige Punkt ist, sich nicht über den Softwarehersteller zu beschweren (wenn man ein Fahrrad kauft, kann man damit eben keine Formel1-Rennen gewinnen), SONDERN früh genug zu erkennen wann eine Software ihre Grenzen erreicht hat.

Hat man diese Erkenntnis eröffnen sich drei verschiedene Pfade:

1) Den Hersteller/Dienstleister darum bitten die fehlenden Funktionen einzubauen.

Die Chance dass ein Hersteller ein kundenspezifisches Feature einbaut, geht in der Realität gegen Null und selbst wenn der Hersteller das tut, können Monate vergehen bis ein sog. “Feature-Request” im Endprodukt landet.

Sollte die Software darauf ausgelegt sein, dass Dienstleister diese anpassen können (ein sehr beliebtes Modell bei ERP-Software), dann kann man einen solchen beauftragen und je nach Qualität des Dienstleisters und der Software selbst, erhält man eine mehr oder weniger passende Lösung für das gestellte Problem. Je nach Software (z.B. SAP) kann eine solche Anpassung auch sehr schnell sehr teuer werden und man holt sich damit sog. “technische Schulden” an Bord, weil bei Software-Upgrades solche Anpassungen i.d.R. immer zu Problemen oder Nacharbeiten führen.

2) Auf eine andere Standard-Software umsteigen

Dieser Weg ist sehr zweischneidig zu bewerten. Einerseits kann man, WENN das passende Nachfolgeprodukt gefunden wird, eine Menge an Funktionalität zu einem moderaten Preis auf einmal dazuerhalten.

Die Tücke liegt hier oft im Detail, da meist erst im Betriebsalltag realistisch bewertet werden kann, ob die Software die gewünschten Funktionen in der gewünschten Art und Weise zur Verfügung stellt. Kaum ein Betrieb wird sich monatelange Tests mit verschiedenen Software-Kandidaten leisten wollen und können. Oft wird nach einer kurzen Recherche ein Produkt gewählt, gekauft und ausgerollt und die Probleme werden dann entweder ausgesessen oder Stück für Stück akzeptiert. Letzendlich führt dieser Weg über kurz oder lang wieder zur Ausgangslage.

3) Auf eine neue, modulare Individualsoftware setzen

Als dritte Option bietet sich die Entwicklung einer individuellen Software an, die exakt die aktuellen Bedürfnisse abdeckt.

Für viele Unternehmen, die zum ersten Mal eine Software entwickeln lassen möchten, ist die Hemmschwelle oft hoch, da es sich schlicht um ein Thema handelt das für die meisten Personen sehr abstrakt und manchmal sogar “geheimnisvoll” wirkt.

Manche Softwarehersteller nähren dieses Image zusätzlich, da sie sich so besser verkaufen können und sich weniger in die Karten schauen lassen müssen.

ABER: Softwareentwicklung ist keine Magie

Es hat absolut nichts mit Glück oder dem richtigen Wetter zu tun ob man am Ende eine passende Lösung für ein Problem erhält. Software ist eine Ingenieurs-Disziplin wie Maschinenbau oder Baustatik. Es gibt klare Regeln, Muster und Techniken nach denen eine Software so entwickelt werden kann, damit sie ihren Zweck erfüllt.

Natürlich braucht es einen passenden Partner der diese Software entwickeln kann – und ja, auch hier steht und fällt die Qualität der Lösung mit der Qualität des Partners.

Welche Vor- und Nachteile hat denn nun eine individuelle Entwicklung ?

Vorteile: 

• Die Software kann exakt die aktuellen Probleme lösen die anstehen, nicht mehr und nicht weniger. Dadurch ist eine solche Lösung i.d.R. deutlich schneller verfügbar und letztendlich auch günstiger.
• Änderungen, ob klein oder groß lassen sich IMMER realisieren, da die komplette Kontrolle über die Software besteht.
• Je nach Anbieter entstehen überhaupt keine Betriebs- und Lizenzkosten, individuelle Software wird fast immer als einmaliges Festpreis-Paket verkauft. Die Software gehört nach Fertigstellung dem Auftraggeber und dieser kann sie nutzen wie er möchte (meistens ist ein Weiterverkauf aber ausgeschlossen).
  (Als Anmerkung: für aktuelle No-Code, Low-Code oder SaaS-Plattformen gilt das übrigens meistens NICHT, diese berechnen i.d.R. Nutzungsgebühren pro User und pro Monat, was sehr schnell sehr teuer werden kann).
• Wenn sich der Entwicklungspartner zusätzlich auch im Fachgebiet des zu lösenden Problems auskennt, entstehen deutlich weniger Missverständnisse und Unklarheiten bei der Definition der Funktionen und Features.
• Altsysteme können (soweit diese das ermöglichen) angebunden werden und so kann auch übergangsweise ein Parallelbetrieb stattfinden, bis die Altsysteme ersetzt werden.
• Diese Software kann über viele, viele Jahre weiterentwickelt werden und bei Bedarf auch durch einen anderen Entwicklungspartner weitergefürt werden, es gibt hier kein sog. “Vendor-Lock-In”.
• Die Software kann Stück für Stück mit dem Unternehmen mitwachsen, es entstehen (wenn regelmäßig daran gearbeitet wird) keine riesigen Investitionsblöcke die am Tag X fällig werden.

Nachteile:

• Obwohl dies einer der größten Vorteile ist, kann dies auch einer der größten Nachteile sein: der Entwicklungspartner. Wie bei allen Zulieferern hängt vieles von dessen Qualität und Qualifikation ab. Auch hier gilt wie bei fast allen Produkten und Dienstleistungen: “Man bekommt was man bezahlt”. Obwohl in Zeiten der Globalisierung, vorallem im IT-Bereich der Ursprung eines Dienstleisters weniger wichtig sein sollte, gilt auch hier, “je näher desto besser” und “Qualität hat einen gewissen Preis”.
• Der folgende Punkt ist eigentlich kein Nachteil, wird aber oft als einer Empfunden: Sie müssen sich mit Ihren betrieblichen Problemen beschäftigen und Lösungen erarbeiten, denn nur dann kann ein Entwickler die Lösung umsetzen.
  Standard-Software hat hier die Verlockung, dass man sich nicht allzuviele Gedanken machen muss, weil die Lösung (vermeintlich) ja schon realisiert ist.
  Letzendlich müsste man aber auch bei der Standard-Software im Vorfeld genausoweit ins Detail gehen um zu prüfen ob die Lösung WIRKLICH passend ist.
• Sehr umfangreiche oder rechtlich kritische Themen (z.B. Finanzbuchhaltung, Deklarationsvorschriften, etc.) sind eher schwierig als Individualsoftware zu realisieren, da diese Themen oft einen enormen Zeit- und Pflegeaufwand mit sich bringen, bei dem eine Neuentwicklung nicht wirtschaftlich ist. Hier müssen klare Grenzen gezogen werden, welche Probleme sinnvoll indivduell gelöst werden können und welche durch Standard-Software abgedeckt werden sollen.

Zusammenfassung

Wenn ein Unternehmen an dem Punkt angelangt ist, an dem die Betriebssoftware mehr hemmt als fördert, sollte sich zeitnah nach Lösungen umgeschaut werden.

Inidivdualsoftware ist eine ernstzunehmende Alternative zum “Platzhirsch” Standard-Software.